Los nuevos retos del uso del correo electrónico en organizaciones

Los nuevos retos del uso del correo electrónico en organizaciones

Recientemente colaboramos en la migración de la web y el correo de la Federación Regional de Asociaciones de Vecinos de Madrid (FRAVM) junto con Freepress S.Coop.Mad que han hecho un excelente trabajo con el diseño y arquitectura web. Por nuestra parte estamos optimizando el alojamiento web, para mejorar el cacheado y la velocidad de carga y trabajamos en la mejora de las comunicaciones por correo electrónico.

La experiencia con este proyecto y otros muchos clientes nos han llevado a elaborar diferentes recomendaciones para el uso del correo electrónico.

Las comunicaciones internas y externas por correo electrónico son vitales en las organizaciones. El uso más habitual del correo en las organizaciones suele ser:

  • Envío a varios destinatarios (en el Para:),
  • envío poniendo en copia o copia oculta a múltiples destinatarios,
  • envíos a listas de distribución (mailman y otros servicios),
  • campañas de marketing y/o boletines informativos (newsletters).

El rápido avance de las técnicas para enviar spam y de las medidas de seguridad que implementan las grandes empresas para evitarlo, hace que la mayoría de organizaciones no sean conscientes del impacto de estos cambios en sus procesos de comunicación corporativa por correo electrónico.

Racionalizar y optimizar el uso del correo

Hay una serie de pautas imprescindibles para que el correo corporativo (bajo el nombre de dominio corporativo) siga siendo una herramienta últil y fiable en la comunicación interna y externa de las organizaciones.

El objetivo principal es evitar que nuestro correo sea marcado como spam y sea bloqueado por las grandes empresas del sector. En este artículo hacíamos un repaso de las más importantes. De manera muy resumida serían:

  • Evitar hacer redirecciones o reenvíos.
  • No envíar adjuntos grandes.
  • Observar los mensajes de rebote.
  • Pedir a nuestros receptores que añadan nuestra dirección a su agenda de contactos.
  • Evitar las campañas por email con envíos masivos en copia o copia oculta.
  • Para envíos periódicos y comuncaciones internas crear listas de correo, para campañas de marketing usar servicios de gestión newsletter y marketing.

  Más información en la Guía de buenas prácticas para el uso del correo electrónico.

Cómo saber si los correos llegan a su destino

Para saber qué está pasando con los correos que enviamos no queda más remedio que contar con un experto. Aunque existen servicios gratuitos para la gestión de envío de correo, gestionarlos adecuadamente requiere unos conocimientos mínimos y una inversión de tiempo del que no siempre se dispone en las organizaciones.

De manera general, estos servicios consisten en que el correo se envía desde sus servidores SMTP. Estos servidores se encargan de fraccionar los envíos, monitorizar la reputación del emisor, gestionar listas blancas y llevar una serie de estadísticas relacionadas con la entrega del correo.

Desde estos servicios se puede gestionar el envío transaccional (los envíos normales, emisor - receptor) y los envíos para campañas de marketing y/o comunicación.

Las analíticas que ofrecen estos servicios permiten monitorizar la actividad de nuestros envíos de correo. Se puede saber:

  • Cuántos correos de los enviados se han entregado (han llegado al receptor),
  • cuántos han sido abiertos,
  • cuántos han rebotado (no se han entregado por alguna de las razones explicadas más arriba),
  • cuántos han sido marcados como spam.

La reputación de tu nombre de dominio @midominio.tls como emisor de correo se mide en función de los correos entregados frente a los rebotados y/o marcados como spam. Cuantos más rebotes o más spam menor reputación tendremos como emisor y más cerca estaremos de ser añadidos a listas negras o ser marcados como spammers.

 

Un ejemplo de analítica del servicio web Sendgrid

La información de estas analíticas permite que llevemos a cabo un mantenimiento adecuado de nuestros contactos, quitando aquellos que nos generan rebotes o que nos marcan como spam. En caso de recibir rebotes con el código 4XX siempre podremos intentar contactar con el destinatario (si tenemos una vía alternativa) para intentar saber si quiere seguir recibiendo nuestros correos (más información en Por qué mi correo no llega a su destinatario).

El servicio más popular para realizar campañas de marketing es Mailchimp. Hay servicios más técnicos (Sendgrid, Sendinblue) que ofrecen APIs para poder gestionar los envíos transaccionales además de poder realizar campañas de marketing.

Uso del correo corporativo

En las organizaciones y pequeñas empresas por lo general no hay una política de comunicación determinada. Se va construyendo sobre la marcha y mezclando recursos diversos, correos personales, servicios gratuitos, servicios profesionales… Esto da lugar a una amalgama de herramientas y procesos difíciles de controlar y que suelen generar problemas técnicos (sobre todo con el correo) y organizativos.

Es habitual que haya personas que prefieran gestionar su correo en su proveedor gratuito favorito (@hotmail, @msn, @yahoo, @live, @gmail) y soliciten redirigir los correos corporativos a cuentas de esos proveedores. Esto genera un riesgo muy grande de ser detectados como spam por las diversas políticas antispam de esos proveedores.

Lo adecuado para garantizar el correcto funcionamiento del correo de la organización es usar los servicios profesionales donde se aloje el correo electrónico (bajo el dominio corporativo). Ya sea vía webmail o con los parámetros de configuración adecuados para los diferentes gestores de contenido (thunderbird, hotmail, mail de apple, android…).

Hay organizaciones que prefieren utilizar los diversos servicios de Google bajo su dominio corporativo, lo adecuado es gestionar el correo desde el propio Gmail y no redirigir los mensajes de los buzones corporativos a cuentas gmail.

Enviar y compartir archivos

Es muy habitual compartir archivos (imágenes, documentación etc.) por correo, ya sea a nivel interno o para comunicarnos con clientes etc. Como se ha comentado, el envío de adjuntos puede provocar problemas de marcado de spam. Por lo tanto, la organización debe abordar el envío de archivos de dos formas:

  • Envío de archivos a listas públicas / campañas de marketing etc. Cuando son archivos públicos, se deben publicar en la web de la organización y en los correo incluir el enlace a la web para la descarga del adjunto. De esta forma evitamos la posibilidad de ser marcados como spam (enlace a buenas prácticas) y atraemos tráfico a la web.
  • Envío de archivos a listas internas o para compartir dentro de la organización. Para esto se debe usar alguna herramienta de gestión de ficheros con control de usuarios y permisos de acceso. De igual forma, en los correos incluiriamos enlace al fichero que estaría solo accesible a determinados usuarios. Además generamos un archivo interno para la organización.

Hemos hecho un repaso muy general de nuestra experiencia con el uso del correo electrónico que hacen las organizaciones, de los problemas que esto genera y de las diversas formas de abordar y minimizar el impacto de estos problemas sobre el funcionamiento de las mismas.

En un artículo próximo analizaremos diversas estrategias para sacar del flujo de correo la comunicación interna de las organizaciones, mediante el uso de otras herramientas y cómo hacer un uso adecuado del correo en el área de la comunicación comercial.



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